Fiche de service : Liste de diffusion

Catégorie : Outils collaboratifs

Dernière vérification le 05-12-2023

Publics concernés

Personnel : peut être propriétaire, modérateur, abonné

Étudiant : exclusivement abonné

Présentation du service

Une liste de diffusion est un regroupement d’adresses électroniques permettant de communiquer une information à plusieurs personnes.

La Direction des Systèmes d’Information et du Numérique (DSIN) gère une plateforme technique qui héberge environ 1200 listes.

Fonctionnalités

Il existe deux types de listes :

Une liste de discussion qui regroupe des utilisateurs qui vont échanger autour d’un même thème,
Une liste de diffusion unidirectionnelle où seul un groupe de personnes est autorisé à communiquer.

Il existe 3 profils utilisateurs de listes :

Le propriétaire qui administre la liste. Il est responsable des échanges sur la liste qu’il gère,
Le modérateur, le cas écheant, gère le filtrage de diffusion sur la liste,
L’abonné, qui reçoit les courriels, et peut éventuellement en envoyer.

Attention : ne pas confondre la liste de diffusion avec l'alias. Ce dernier est une adresse de messagerie qui renvoie les messages vers toutes les adresses qui lui sont rattachées SANS archivage, NI gestion des abonnements.

Les demandes de création des alias doivent être adressées via une demande d'intervention. Pour cela, se connecter à l’ENT et ajouter un ticket dans la rubrique ‘Service DSIN /Messagerie et outils collaboratifs'

Procédure

Ce service est disponible sur l’ENT(Environnement Numérique de Travail), dans l’onglet Outils collaboratifs / Listes de diffusion

[Accès direct vers la page correspondante]

► Listes existantes : afin de connaître les listes existantes, cliquer sur 'Chercher une liste' sur la page d'accueil.

► Abonnement à une liste : à l’activation de leur compte, tous les personnels et étudiants sont automatiquement abonnés :

Soit à la liste pour les enseignants
Soit à la liste pour les administratifs
Soit aux listes et l-etu-code etape@univ-montp3.fr pour les étudiants

Ces listes sont dites « institutionnelles » : seules les personnes habilitées peuvent diffuser sur ces listes.

Pour s'abonner à une autre liste :

Cliquer sur 'Chercher une liste' sur la page d'accueil,
Sélectionner la liste souhaitée,
Cliquer sur 'S'abonner' dans le bandeau de gauche.

Attention : sur certaines listes, les abonnements sont soumis à autorisation.

► Création d'une liste : pour demander la création d'une liste de diffusion, sur la page d'accueil, cliquer sur 'Création de liste' ou sur l'onglet "Créer une liste" et renseigner les champs demandés.

Après accord du service de la communication, la liste sera créée.

► Modèle de message : pour tout envoi d'un courriel sur une liste de diffusion (l-chens, l-iatoss, l-etu, ...) à partir d'un alias ou boîte partagée, un modèle a été prédéfini par le service de la Communication. Afin d'utiliser le modèle, suivre la procédure suivante :

Ouvrir le fichier 'Modèle de message' disponible dans la section 'Documentation / Ressources associées' ci-dessous.
Copier le contenu de ce fichier dans un nouveau message depuis votre client de messagerie. Ne saisir aucun destinataire. Au cas où vous auriez plusieurs modèles de courriels, afin de repérer rapidement le modèle d'envoi sur une liste de diffusion, nous vous conseillons de saisir un sujet particulier (exemple : modèle pour envoi de courriel sur une liste de diffusion).
Dans le menu 'Fichier', sélectionner 'Enregistrer comme / Modèle'.
Le message modèle sera enregistré dans le dossier 'Modèle' de votre client de messagerie. Si ce dossier n'existe pas, il sera automatiquement créé.
Par la suite, pour tout envoi d'un message depuis un alias ou boîte partagée vers une liste de diffusion, ouvrir ce message, saisir son sujet, apporter les modifications nécessaires en respectant le modèle, puis l'envoyer.

Documentation / Ressources associées

La charte d’utilisation des listes de diffusion et de discussion électroniques

Documentation et FAQ des utilisateurs disponibles sur le portail des listes de diffusion / Onglet ‘Assistance’

Modèle de message

Autres services associés

Messagerie

Contacts

En cas de problème technique :

Hotline assistance micro-informatique : 04 67 14 22 00